Politica de Privacidad

Ultima actualizacion: Julio 2026

Esta politica explica que datos personales trata HoraSync, con que finalidad, sobre que base legal y con quien se comparten. HoraSync es una plataforma de gestion empresarial (control horario, tareas, comunicacion, gastos, CRM, contabilidad, inmobiliaria y otros modulos) que tu empresa puede activar total o parcialmente. Muchos de los tratamientos descritos solo se producen si tu empresa contrata y activa el modulo o la funcion correspondiente.

1. Responsable y encargado del tratamiento

HoraSync se ofrece como servicio (SaaS) a empresas. En relacion con los datos de sus empleados y de su actividad, la empresa que contrata HoraSync es la Responsable del tratamiento y define para que se usan los datos; HoraSync actua como Encargado del tratamiento, tratando los datos por cuenta y siguiendo las instrucciones de dicha empresa. Respecto a los datos de contratacion, facturacion y soporte de la propia empresa cliente, HoraSync actua como Responsable.

Para cualquier cuestion sobre privacidad puedes escribirnos a info@horasync.app. Si eres empleado de una empresa que usa HoraSync, dirige tus solicitudes preferentemente a tu empresa, que es la responsable de tus datos.

2. Datos que recopilamos

Recopilamos los siguientes datos personales segun las funcionalidades y modulos que utilice tu empresa:

• Datos de cuenta e identificacion: nombre y apellidos, correo electronico, telefono, DNI/NIF o codigo de empleado, rol dentro de la empresa, departamento, foto de perfil y credenciales de acceso
• Ficha de empleado (RRHH): si tu empresa usa la gestion de personal, puede registrar ademas genero, fecha de nacimiento, nacionalidad, direccion postal, contacto de emergencia (nombre y telefono), tipo y caducidad del documento de identidad, numero de afiliacion a la Seguridad Social, IBAN para el abono de la nomina, datos del puesto y del contrato (fechas de alta y baja, tipo de contrato, jornada, grupo de cotizacion) y anotaciones internas de la empresa
• Expediente laboral (documentos): documentos del empleado que tu empresa suba a su expediente (DNI/NIE/pasaporte, permiso de trabajo, contrato, titulaciones, formacion en prevencion de riesgos, carnet de conducir, certificados medicos y, cuando la ley lo exige para el puesto, certificado de delitos de naturaleza sexual). Algunos de estos documentos contienen datos de salud o relativos a condenas penales, que se tratan exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones laborales (arts. 9.2.b y 10 del RGPD)
• Control horario: registros de fichaje (fecha, hora de entrada, salida y pausas), observaciones, rectificaciones e historial de cambios
• Datos de ubicacion (geolocalizacion): solo si tu empresa activa el fichaje o el seguimiento por GPS y ademas tu concedes el permiso de ubicacion (tu autorizacion expresa en el dispositivo), la app recoge las coordenadas geograficas (latitud y longitud), junto con su precision, la altitud, la velocidad estimada, el nivel de bateria y un identificador del dispositivo (para valorar la calidad del registro y el estado del terminal). Deben cumplirse ambas condiciones. La ubicacion se registra en el momento del fichaje y, cuando la empresa lo tiene configurado, durante la jornada laboral, incluso con la app en segundo plano o minimizada, pero exclusivamente entre el fichaje de entrada y el de salida. Nunca se recoge fuera de la jornada. Detalles en la seccion 4
• Datos biometricos (autenticacion): si activas el acceso con Face ID, Touch ID, huella o Windows Hello, la verificacion se realiza en tu propio dispositivo mediante estandares WebAuthn/FIDO2. HoraSync nunca recibe ni almacena tu huella ni tu rostro; solo guarda una clave publica que no permite reconstruir el dato biometrico
• Tareas y proyectos: tareas asignadas, comentarios, menciones (@usuario), reacciones y adjuntos (imagenes, videos, audios, PDFs)
• Chat interno: mensajes directos y de grupo, reacciones, adjuntos y estado de lectura
• Vacaciones y ausencias: solicitudes, tipo de ausencia, fechas, estado de aprobacion, saldo de dias y documentos justificativos. Algunos tipos (p. ej. baja medica) pueden implicar datos relativos a la salud, que se tratan unicamente para el cumplimiento de obligaciones laborales
• Gastos: importes, conceptos, categorias, metodos de pago y fotos o archivos de tickets y facturas
• Contenido enviado al asistente de IA (HorAI): las preguntas, imagenes, documentos o audios que envies al asistente, asi como los tickets y documentos que se procesan por reconocimiento (OCR)
• Datos de CRM (si la empresa usa el modulo): contactos, clientes potenciales, oportunidades, eventos de calendario y, si la empresa lo conecta, mensajes de correo electronico sincronizados desde su cuenta (IMAP, Gmail o Microsoft 365)
• Datos de contabilidad y facturacion (si la empresa usa el modulo): facturas, presupuestos, albaranes, asientos contables, datos fiscales de terceros (NIF/CIF, direccion) y, cuando se activa la conexion bancaria (Open Banking), datos de cuentas y movimientos bancarios (IBAN, importes, conceptos). Si tu empresa opta por la sincronizacion bancaria mediante credenciales, HoraSync custodia cifradas las claves de acceso a la banca online que la empresa facilite, usadas exclusivamente para descargar saldos y movimientos
• Datos de nomina (si la empresa usa el modulo): conceptos retributivos, retenciones e ingresos a cuenta, cotizaciones a la Seguridad Social, liquido a percibir, el documento de la nomina e IBAN de abono, tratados para la gestion y contabilizacion de las nominas
• Datos de otros modulos (si se activan): inmobiliaria (propiedades, fotos, compradores), partes de trabajo u obra (actividad diaria, vehiculo, companeros y fotos adjuntas), subastas (informacion de expedientes publicos del BOE y del Registro de la Propiedad), loteria (fichero de clientes y pedidos de la tienda online: datos identificativos, DNI y direccion de envio) y otros modulos especificos que tu empresa contrate
• Datos tecnicos y de dispositivo: direccion IP, tipo de navegador, modelo de dispositivo y sistema operativo, e identificador de notificaciones push (token del dispositivo), para seguridad, auditoria y envio de avisos. La plataforma mantiene ademas un registro de auditoria de las acciones realizadas (que se cambio, quien, cuando y desde que direccion IP), con los datos sensibles enmascarados
• Datos de facturacion del servicio: los pagos se procesan a traves de Redsys (TPV bancario espanol); HoraSync no almacena los datos completos de tarjetas ni cuentas bancarias del pagador
• Datos de inicio de sesion con Google: si la empresa activa el acceso con Google, se recoge el correo electronico y el nombre del perfil de Google

3. Finalidad del tratamiento

Utilizamos los datos para:

• Proporcionar el servicio de control horario y cumplir la obligacion legal de registro de jornada
• Verificar el lugar de trabajo mediante geolocalizacion en el fichaje y, cuando tu empresa lo activa y tu das tu consentimiento, registrar la ubicacion durante la jornada para el control de presencia y desplazamientos
• Gestionar tareas, vacaciones, ausencias, gastos y la comunicacion interna
• Prestar los modulos de gestion contratados por la empresa (CRM, contabilidad, bancos, inmobiliaria, nominas, loteria, etc.)
• Ofrecer el asistente de inteligencia artificial (HorAI) y el reconocimiento automatico (OCR) de tickets y documentos
• Emitir y remitir facturas a la Agencia Tributaria cuando la empresa utiliza el sistema de facturacion (Verifactu)
• Permitir el inicio de sesion seguro, incluida la autenticacion biometrica
• Enviar notificaciones por email y notificaciones push relacionadas con la actividad de la plataforma
• Generar informes, estadisticas y exportaciones para la empresa
• Si tu empresa activa los modulos de Rendimiento o HorAI Pulse, comparar los registros de fichaje, los partes de trabajo y el horario asignado para calcular horas trabajadas, detectar discrepancias y generar indicadores y alertas de presencia dirigidos a los gestores autorizados
• Mantener un registro de auditoria que garantice la integridad de los datos
• Gestionar la facturacion y suscripcion del servicio y atender el soporte

4. Uso de datos de ubicacion (geolocalizacion)

Algunas funcionalidades de HoraSync utilizan la ubicacion del dispositivo. Queremos ser especialmente transparentes sobre este punto:

• Cuando se recoge: unicamente cuando se cumplen las dos condiciones a la vez: (1) tu empresa activa el fichaje con ubicacion o el seguimiento GPS y (2) tu concedes el permiso de ubicacion en el dispositivo (tu autorizacion expresa). En ese caso se registra un punto de ubicacion en cada fichaje y, si la empresa habilita el seguimiento durante la jornada, la posicion se recoge solo entre el fichaje de entrada y el de salida. Al fichar la salida, el seguimiento se detiene. Cada punto incluye latitud, longitud, precision, altitud, velocidad estimada, nivel de bateria e identificador del dispositivo.
• Ubicacion en segundo plano: para poder registrar la jornada aunque tengas la app minimizada, la app puede acceder a la ubicacion en segundo plano, pero solo mientras estas fichado (en jornada). Fuera de la jornada no se accede a la ubicacion en ningun caso.
• Cuando NO se recoge: nunca fuera de tu jornada laboral ni de forma continua las 24 horas. Si tu empresa no activa estas funciones o tu no otorgas el consentimiento, la app no accede a tu ubicacion.
• Para que se usa: exclusivamente para verificar la presencia en el lugar de trabajo y registrar desplazamientos laborales. La ubicacion no se usa con fines publicitarios ni se comparte con terceros con ese proposito.
• Base legal: el tratamiento de la ubicacion de las personas trabajadoras se ampara en las facultades de organizacion y control empresarial (art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores) y en el art. 90 de la LOPDGDD, aplicando siempre los principios de proporcionalidad y minimizacion de datos. Ademas, la app solo puede acceder a tu ubicacion si tu concedes el permiso correspondiente en el dispositivo: ese permiso es un control tecnico que queda en tus manos, adicional a las garantias legales.
• Deber de informacion: conforme al art. 90 de la LOPDGDD, la empresa que activa estas funciones debe informar de forma expresa, clara e inequivoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes legales sobre la existencia y caracteristicas del sistema de geolocalizacion y sobre el ejercicio de sus derechos.
• Control del usuario: puedes revocar el permiso de ubicacion en cualquier momento desde los ajustes de tu dispositivo. Si tu empresa exige el fichaje con ubicacion, desactivarlo puede impedir registrar fichajes.
• Conservacion: las coordenadas del momento del fichaje se conservan junto al registro de jornada (4 anos). Los puntos de seguimiento recogidos durante la jornada se eliminan automaticamente a los 90 dias por defecto (plazo configurable por tu empresa, siempre limitado).

5. Camara, microfono, fotos y archivos

Con tu permiso, la app puede acceder a la camara, el microfono y tus archivos para funciones concretas: adjuntar fotos, videos, audios o documentos en tareas, chat, gastos e incidencias; escanear tickets con la camara; y grabar notas de voz para el asistente de IA. Estos accesos se activan solo cuando usas la funcion y puedes gestionarlos desde los ajustes del dispositivo.

6. Inteligencia artificial (HorAI)

Si tu empresa activa el asistente HorAI o el reconocimiento (OCR) de documentos, el contenido que envies (texto, imagenes, audios o documentos) se procesa mediante servicios de inteligencia artificial de Google (Google Generative AI / Gemini) para generar la respuesta o extraer la informacion. Tambien usan estos servicios de IA, si tu empresa las activa, otras funciones integradas: la sugerencia de asientos contables a partir de movimientos bancarios, la importacion y reconocimiento de documentos (facturas, tickets, decimos de loteria, notas simples registrales) y la calificacion de subastas. Este contenido se trata exclusivamente para prestar la funcion solicitada y no se utiliza para publicidad. HoraSync controla el numero de consultas mediante contadores de uso.

7. Base legal

El tratamiento de datos se basa en:

• El cumplimiento de obligaciones legales (Real Decreto-ley 8/2019 sobre registro de jornada y normativa fiscal aplicable)
• La ejecucion del contrato de servicios entre HoraSync y la empresa
• El interes legitimo del empleador en la gestion y organizacion de su actividad
• Las facultades de organizacion y control empresarial (art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores) y el art. 90 de la LOPDGDD, para la geolocalizacion en el ambito laboral
• El consentimiento del usuario cuando es necesario (por ejemplo, el acceso a la camara o el microfono)

8. Conservacion de datos

Los registros de fichaje y las coordenadas del momento del fichaje se conservan durante 4 anos conforme a la legislacion laboral vigente. Los puntos de seguimiento GPS recogidos durante la jornada se eliminan automaticamente a los 90 dias por defecto (vease la seccion 4). Los datos fiscales y contables se conservan durante los plazos exigidos por la normativa tributaria. El resto de datos del servicio (cuenta, tareas, vacaciones, chat, gastos, CRM, etc.) se conservan mientras la suscripcion este activa y hasta 1 ano despues de su cancelacion, salvo obligacion legal de conservarlos mas tiempo. Los registros de auditoria se conservan durante el mismo periodo que los datos de fichaje.

9. Destinatarios y proveedores

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros para fines comerciales o publicitarios. Los datos pueden ser tratados por los siguientes proveedores, en calidad de encargados y con las garantias adecuadas:

• Google Cloud Platform: infraestructura y almacenamiento de archivos, con servidores en la Union Europea
• Google Generative AI (Gemini) y Google Cloud Text-to-Speech: procesamiento del asistente de IA, OCR y sintesis de voz
• Google (OAuth y notificaciones push / FCM): inicio de sesion con Google y envio de notificaciones push, si se activan
• Google Workspace (Gmail) e IONOS: envio de los correos electronicos transaccionales del servicio (avisos y notificaciones)
• Microsoft (Office 365): unicamente si la empresa conecta un buzon de correo de Microsoft en el modulo CRM
• Redsys: procesamiento de pagos y suscripciones a traves del TPV virtual bancario
• Cloudflare (Turnstile): proteccion antifraude/CAPTCHA en el formulario de contacto
• Enable Banking (agregacion bancaria Open Banking, UE): unicamente si la empresa conecta sus cuentas bancarias en el modulo de bancos
• Google Fonts: nuestra web comercial carga las tipografias desde servidores de Google; al visitarla, tu navegador transmite tu direccion IP a Google LLC (esta peticion no instala cookies)
• Integraciones configuradas por tu empresa: si tu empresa conecta HoraSync con sistemas externos (mediante webhooks o API), los datos de los modulos conectados se transmiten a esos sistemas bajo la responsabilidad de tu empresa
• Agencia Estatal de Administracion Tributaria (AEAT): envio de registros de facturacion cuando la empresa utiliza la facturacion (Verifactu)
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por ley

10. Transferencias internacionales

Con caracter general, los datos se alojan en servidores ubicados en la Union Europea. Algunos proveedores —incluido el procesamiento de inteligencia artificial de Google descrito en la seccion 6— pueden tratar datos fuera del Espacio Economico Europeo; en tales casos, las transferencias se realizan con las garantias adecuadas, incluidas las clausulas contractuales tipo aprobadas por la Comision Europea y los mecanismos de adecuacion vigentes.

11. Derechos del usuario

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificacion, supresion, oposicion, limitacion y portabilidad, asi como retirar tu consentimiento, escribiendo a info@horasync.app. Si eres empleado, dirige tu solicitud a tu empresa (responsable del tratamiento). Responderemos en un plazo maximo de 30 dias.

Si consideras que tus derechos no han sido atendidos correctamente, puedes presentar una reclamacion ante la Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD).

12. Seguridad

Implementamos medidas tecnicas y organizativas para proteger tus datos: cifrado HTTPS en todas las comunicaciones, autenticacion mediante tokens seguros (JWT en cookies HttpOnly y, en la version instalable PWA, una copia en el almacenamiento local del dispositivo para mantener la sesion) y biometria WebAuthn, control de acceso basado en roles, aislamiento de datos entre empresas, registro de auditoria de cambios, copias de seguridad automaticas y servidores ubicados en la Union Europea.

13. Cookies

HoraSync utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio (autenticacion y sesion). No utilizamos cookies de terceros con fines publicitarios. Consulta nuestra politica de cookies para mas informacion.

14. Menores

HoraSync no esta dirigido a menores de 16 anos. No recopilamos conscientemente datos personales de menores. Si detectamos que se han recogido datos de un menor, los eliminaremos de inmediato.

15. Cambios en esta politica

Podemos actualizar esta politica periodicamente. Te notificaremos cualquier cambio significativo por email o mediante un aviso en la plataforma. Consulta tambien nuestros terminos y condiciones.